Cáritas Mendoza
¡Bienvenidos! Quiénes somos Qué hacemos Cómo lo hacemos Cómo colaborar
Documentos / Cáritas Mendoza

Condiciones para Puestos Fijos

Instructivo con el objetivo de mostrar los aspectos a tener en cuenta al momento de organizar y llevar a cabo la Colecta Anual en los centros comerciales, considerados Puestos Fijos, gestionados desde Cáritas Arquidiocesana y establecer pautas claras de organización y gestión.

El presente instructivo ha sido redactado con el objeto de mostrar los aspectos a tener en cuenta al momento de organizar y llevar a cabo la Colecta Anual en los centros comerciales, considerados Puestos Fijos, gestionados desde Cáritas Arquidiocesana y establecer pautas claras de organización y gestión. El presente documento abarca los siguientes aspectos:

I. Características de la Colecta
II. Compromisos de la Colecta
A. De Cáritas Arquidiocesana
B. De Cáritas Parroquial
C. De los Centros Comerciales
III. Roles y funciones

I. Características de la Colecta

La Colecta Anual de Cáritas es una ocasión privilegiada de encuentro solidario. La comunidad cristiana sale como Iglesia al encuentro de toda la sociedad, para crear conciencia y promover el compromiso con los hermanos más pobres y excluidos de nuestro país.

La Colecta Anual es a la vez un signo y un gesto concreto. Es signo porque manifiesta la voluntad de muchas personas de promover una vida digna para todos sin distinciones. Es gesto concreto, porque el aporte solidario permite paliar muchas urgencias, carencias y desigualdades, promoviendo la calidad de vida de muchas familias.

Durante el fin de semana de la Colecta -o los días en los que se permita estén presentes- los voluntarios deben difundir la misión de Caritas (organización oficial de la iglesia Católica dedicada a la animación y coordinación de la acción solidaria y caritativa, entendiendo la Caridad como "amor al prójimo", sin tener en cuenta la raza ni la religión de las personas a las que ayuda) y solicitar a los clientes que ingresan a los centros comerciales la donación voluntaria de una suma de dinero.

II. Compromisos de la Colecta

A. De Cáritas Arquidiocesana

En la Colecta Anual, Cáritas Arquidiocesana tiene la función de coordinar su correcto desarrollo. Son sus responsabilidades:

a) Llevar a cabo la Animación Planificada de la Colecta.

b) Convocar a un Encuentro de Referentes de Colecta, un mes antes del desarrollo de la misma, donde se realizará el sorteo de puestos fijos, según puntos del presente Instructivo. Las parroquias participantes deberán estar de acuerdo previamente con todas y cada una de sus cláusulas (ver B.a).

c) Animar especialmente al clero y capacitar a los referentes parroquiales.

d) Redactar y distribuir las notas a fin de conseguir los permisos para estar presentes en los centros comerciales con puestos fijos. Continuar con su seguimiento vía mail, telefónicamente y con visitas a los centros, hasta conseguir la autorización.

e) Gestionar los seguros de los voluntarios presentes en los puestos fijos. Se asegurarán, en forma prioritaria, a aquellos que están ubicados en los centros comerciales cuya autorización fue gestionada desde Cáritas Arquidiocesana. En el caso de que alguna Cáritas necesite asegurar a voluntarios ubicados en algún puesto tramitado desde la parroquia, deberán cumplir con los requisitos descritos en B.c.

Con respecto a los seguros se debe tener en cuenta:
• Los voluntarios deben ser mayores de 18 años.
• Sólo se asegurarán aquellos voluntarios que estén ubicados en centros comerciales cerrados, donde no haya circulación de vehículos.
• Los agentes de Cáritas que desarrollen tareas en la vía pública (campañas domiciliarias, actividades en plazas, calles, etc.) no pueden ser asegurados y ante cualquier tipo de accidente o conflicto, la responsabilidad deberá ser asumida por la parroquia de referencia.
• El seguro cubre responsabilidad civil en el lugar de la actividad; los inconvenientes surgidos en los traslados o problemas de seguridad en el manejo del dinero no son cubiertos y son asumidos por los participantes.

f) Convocar a una reunión de referentes de puestos fijos en Cáritas Arquidiocesana y entregar allí el material necesario para animar la Colecta en el centro comercial. Asimismo, se proveerá de una base de datos, donde aparecerá con quién deben contactarse en el centro comercial y quién será su referente desde Cáritas Arquidiocesana. Es muy necesario poner atención en esto, ya que puede haber dificultades en el fin de semana de Colecta, en cuanto a organización general.

g) Difundir a través de gacetillas y notas de prensa las características de la Colecta, en donde se informen el día, los horarios, la forma de distribución de lo recaudado.

h) Agradecer e informar a los gerentes de los centros comerciales en particular y a la comunidad en general los resultados de la Colecta en la arquidiócesis.

i) Convocar a una reunión de evaluación de puestos fijos en la sede de Cáritas Arquidiocesana (fecha a convenir).

B. De Cáritas Parroquial

a) Con el fin de ser más equitativos y para optimizar el desarrollo de los recursos, Cáritas Arquidiocesana se reservará el derecho de adjudicación de los puestos fijos a las parroquias.

Esta decisión se tomará en base a:
• Desempeño de las parroquias que ya hayan participado años anteriores.
• Cantidad de veces que hayan asumido este compromiso.

Por otra parte, las condiciones mínimas para poder postularse son:
• Contar con la cantidad mínima sugerida de voluntarios para cubrir todos los turnos.
• Disponer de un vehículo de apoyo a fin de trasladar las urnas y otros materiales.

Si el número de parroquias excede los centros comerciales autorizados y teniendo en cuenta las posibilidades de cada comunidad, a igualdad de condiciones, la adjudicación se realizará por sorteo.

En caso de ser necesario, los puestos fijos de Palmares Open Mall y Mendoza Plaza Shopping serán compartidos de la siguiente manera:
• Viernes (desde el horario que autoricen) y sábado (jornada completa): parroquia X.
• Domingo (jornada completa): parroquia Y.

Es menester recordar que algunas gerencias permiten que la animación de Colecta sea más días que en otros. Desde Cáritas Arquidiocesana, se consulta a todos por igual, pero es decisión de las autoridades del centro comercial el criterio final. Cáritas Arquidiocesana queda exenta de toda responsabilidad al respecto.

b) Las parroquias que deseen participar del sorteo de puestos fijos que se realizará en el Encuentro de Referentes de Colecta deberán informar su interés hasta el día del Encuentro de Presidentes y Directores de Cáritas parroquiales. De lo contrario, no serán tenidas en cuenta. Al aceptar su participación en el sorteo, aceptan también las condiciones del presente Instructivo. La cantidad de parroquias que estarán presentes en centros comerciales quedará determinada por el número de autorizaciones que se logren conseguir desde Cáritas Arquidiocesana.

c) Convocatoria:

• Cada párroco elegirá un/a referente de Colecta que será el que convoque y organice los horarios de los voluntarios (no necesariamente deberá ser el/la directora/a de la Cáritas parroquial).

• Comenzar 20 días antes (como mínimo) la invitación a participar como voluntario de la Colecta. Se aconseja que se les solicite que donen 4 horas, pero esto quedará sujeto a la cantidad de voluntarios que logren convocar y al modo de distribución de los turnos, a criterio del sacerdote y/o referente de Colecta.

• Se calculan unas 12/15 personas por sucursal (lo que dependerá de la cantidad de días y horarios que brinde el centro comercial), divididos en turnos de 3 personas cada uno (de acuerdo al tamaño del edificio, cantidad de entradas y salidas, lugares donde permita la gerencia que se ubiquen los voluntarios). Tener en cuenta que hay ciertos horarios (durante la siesta, por ej.) que desciende la afluencia de clientes y no se justifica que haya muchos voluntarios. Por el contrario, al mediodía y en las últimas horas antes del cierre es cuando debe haber mayor número de voluntarios por la gran cantidad de clientes. Es importante tener en cuenta que si los voluntarios son adultos mayores pueden agotarse al estar parados e incluso por sostener las urnas. En algunos lugares, las condiciones de comodidad no son las óptimas, menos aún la temperatura para esa época del año. Por otra parte, recomendamos que reconsideren la participación de los voluntarios que tengan algún impedimento físico o psicológico. Perfectamente podrían sumarse a otras acciones de animación en las cuales no pongan en riesgo su salud.

• Los voluntarios que estarán en los puestos fijos tienen que ser mayores de 18 años. Se les debe solicitar: nombre completo, DNI, fecha de nacimiento, domicilio, número de teléfono (e-mail, optativo). Es fundamental que estos datos sean enviados por mail a mendoza@caritas.org.ar, por lo menos una semana antes del fin de semana de Colecta (o de la fecha de inicio de la Colecta en el centro comercial). De lo contrario, no podrán ser presentados dentro de la póliza para la cobertura de seguro de responsabilidad civil. Para ello, se podrá utilizar el modelo de planilla que se entregará y enviará por mail a los referentes de puestos fijos.

d) Asistir el referente de Colecta a la reunión que propondrá Cáritas Arquidiocesana en su sede (fecha a convenir), donde se tratarán temas específicos de la animación en puestos fijos y se entregarán los materiales pertinentes.

e) Establecer contacto previo con el encargado de la sucursal que le haya sido asignada (sus datos serán proporcionados oportunamente por Cáritas Arquidiocesana) al menos dos días antes de comience la Colecta. Definir ubicaciones de voluntarios, afiche, banner, etc.

f) Capacitar a los voluntarios que estarán en cada sucursal. Esta capacitación debe tener un doble sentido: uno, orientado al modo de abordar a los donantes; el otro dirigido a las acciones de Cáritas (ver Rol del voluntario).

g) Cumplir con los días y horarios acordados con el centro comercial previamente.

h) Guardar el material brindado desde Caritas Arquidiocesana (banners, atriles, urnas, chalecos) para su posterior devolución.

i) Contar el dinero recaudado, quedarse con el tercio correspondiente y depositar los dos tercios restantes en la cuenta del Arzobispado.

j) Completar la evaluación de puestos fijos y especialmente informar a Cáritas Arquidiocesana el monto recaudado en el centro comercial, para que se pueda agradecer y rendir cuentas a la gerencia. Este documento podrá ser devuelto completo en la reunión de evaluación de puestos fijos a la que convocará Cáritas Arquidiocesana en su sede (fecha a convenir).

k) Es recomendable que se contacten con la comisaría más cercana para pedirles, si está dentro de sus posibilidades, custodien la zona para evitar inconvenientes.

C. De los Centros Comerciales

El personal y las autoridades de cada sucursal colaborará de acuerdo lo decidan sus respectivas gerencias. Los voluntarios deberán adecuarse a los pedidos de las autoridades del centro comercial, quienes permitirán la presencia de los voluntarios en los lugares que les resulten adecuados en el marco de las políticas de seguridad vigentes.

III. Roles y funciones

a) El rol del referente

El referente tiene a su cargo un centro comercial. Coordina asuntos tales como la relación con las autoridades del local, los equipos de voluntarios y la organización de los turnos, el traslado de las urnas y el material de propaganda (banners, atriles, volantes, sobres) y la comunicación con Cáritas Arquidiocesana. Sería oportuno que, entre otras tareas que detallamos a continuación, esté presente en el horario de apertura del centro comercial. Son sus responsabilidades:

1. Con relación a los voluntarios:
• Informarles acerca de sus puestos y funciones; días y horarios.
• Estar presentes o disponibles telefónicamente en los horarios de cambio de turno de los voluntarios.
• En caso de ausencia de un voluntario, tener previsto a alguien que pueda cubrir el puesto, quienes también deberán haber sido incluidos dentro de la nómina presentada al seguro.
• Proveer del material necesario a los voluntarios (chalecos, sobres, volantes, urnas) y aquellos que sugiera el centro comercial (mesa, atril, etc.).
• Considerar el traslado de los voluntarios y la posibilidad de acercarles un refrigerio durante su turno.
• Si antes de la finalización del horario se ha juntado gran cantidad de urnas, coordinar un retiro con un voluntario designado para tal fin.
• Acordar con el personal de seguridad un lugar donde puedan quedar guardados los materiales hasta el último día y comunicárselo a los voluntarios.

2. Con relación al transporte de las urnas:
• Disponer de un vehículo para su traslado a la parroquia.

3. Con relación a Cáritas Arquidiocesana:
• Cumplir con los puntos pertinentes en el apartado B.

b) El rol de voluntario

Antes de la llegada al puesto fijo:
• Asistir a la capacitación que brindarán desde las parroquias para animar la Colecta en los puestos fijos.
• Leer con anterioridad el volante que les será entregado y utilizar el corto speech que presentamos en párrafo siguiente.

Durante su presencia en el puesto fijo:
• Acercarse con la urna y ofrecer un volante y/o un sobre a los potenciales donantes, solicitando una donación a todos los que ingresen. Sugerimos ubicar a las personas que posean mayor facilidad de llegada para explicar lo anteriormente mencionado, sin molestar. (Speech: "Hola, somos voluntarios de Cáritas. Estamos realizando la Colecta Anual y lo invitamos a colaborar. En el folleto que le entregamos, aparecen detalladas las principales acciones de Cáritas Mendoza. ¡Muchas gracias!").
• El entusiasmo es una actitud que contagia, por eso les recomendamos dirigirse a las personas con una sonrisa, amabilidad y actitud positiva, mirándole a los ojos, abordándolos. Si nosotros no nos acercamos, difícilmente ellos lo hagan. Es posible que nos encontremos con algunos que no estén dispuestos a escucharnos y/o colaborar. Igualmente, siempre debemos responder con gratitud. Es probable recibir ciertos comentarios desafortunados, pero serán los menos, ya que gozamos de buena imagen y adhesión pública.
• Entregar folletos/volantes a los potenciales donantes, donde se les explica el motivo de la Colecta y el trabajo de Cáritas en Mendoza.
• Al finalizar la jornada, recoger el material sobrante de folletos y sobres y acordar con las autoridades del centro comercial si pueden dejar armado el banner y/o atril con afiche en el lugar asignado. En caso de que tenga que compartir el puesto fijo con otra parroquia, estos criterios deberán ser acordados conjuntamente, con anterioridad.
• Si los donantes preguntan algo sobre lo cual no se tenga conocimiento, se los puede invitar a leer el folleto y a comunicarse con Cáritas Arquidiocesana, en los números telefónicos que aparecerán en el mismo, de lunes a viernes de 9 a 13 hs. De igual modo si proponen extender sus donaciones en el tiempo.

© Año 2017
Cáritas Arquidiocesana Mendoza